Debiteurenbeheer draait om één vraag: wordt jouw factuur op tijd betaald? Het proces start bij het versturenvan de factuur en loopt door totdat het geld op je rekening staat. Daartussen zitten het bewaken van betaaltermijnen, het versturen van herinneringen en het verwerken van binnengekomen betalingen. Ook het contact met klanten die een vraag hebben over hun factuur hoort erbij. Hoe beter je dit regelt, hoe voorspelbaarder je cashflow wordt. Toch schiet debiteurenbeheer er in drukke periodes vaak als eerste bij in. Je team is bezig met verkoop, voorraad en levering. Een openstaande factuur voelt dan minder urgent. Precies daar ontstaat het risico. Hoe langer een factuur openstaat, hoe lastiger het wordt om het geld alsnog binnen te halen. Structuur in je debiteuren beheer is daarom geen luxe, maar een voorwaarde voor gezonde groei.
Waarom kiezen voor debiteurenbeheer uitbesteden?
Kies je voor debiteurenbeheer uitbesteden, dan leg je een tijdrovend en gevoelig proces bij een partij die er dagelijks mee bezig is. Je hoeft zelf geen betaaltermijnen meer te bewaken of achter facturen aan te bellen. Zo komt er tijd en energie vrij voor je kernactiviteiten. Dat geldt vooral als je groeit en het aantal facturen snel toeneemt.
Wat zijn de belangrijkste voordelen?
De belangrijkste voordelen vandebiteurenbeheer uitbesteden zijn: • Voorspelbare cashflow: facturen worden volgenseen vaste werkwijze opgevolgd, zodat betalingen sneller binnenkomen. • Minder administratieve last: je team besteedt geen uren meer aan herinneringen, controles en uitzoekwerk. • Professioneel klantcontact: vragen over facturen worden snel en vriendelijk beantwoord. • Realtime inzicht: je ziet op elk moment welke facturen openstaan en wat de status is.
Samen zorgen deze voordelen ervoor dat je minder tijd kwijt bent aan geld dat je al verdiend hebt.
Wat zijn de kosten van openstaandefacturen?
Een openstaande factuur lijkt onschuldig, maar de schade loopt stil op. Je hebt het geld al verdiend, maar je kunt het nog niet inzetten voor inkoop, voorraad of groei. Ondertussen besteden je mensen tijd aan herinneringen, controles en uitzoekwerk. In het ergste geval betaalt een klant nooit en schrijf je de factuur af. Dat is een pijnlijk verlies, omdat je de kosten voor het product en de levering al hebt gemaakt. Ook je klantrelatie lijdt onder een rommelig proces. Een herinnering voor een factuur die al betaald is, schaadt het vertrouwen in je merk. Hetzelfde geldt voor een klant die drie keer moet bellen voor een correcte factuur. Wil je dit voorkomen, dan begin je met een vaste werkwijze en heldere afspraken. Uitbesteden is de snelste manier om die structuur in één keer neer te zetten.
Financiële administratie uitbesteden
Bij de meeste aanbieders staat debiteurenbeheer los van de rest van je bedrijf. Een administratiekantoor ziet je facturen, maar niet je voorraad, je leveringen en je retouren. Juist daar ontstaan veel vragen en discussies over facturen. Een klant betaalt bijvoorbeeld niet, omdat een levering niet compleet was. Een ander wacht met betalen tot een retour is verwerkt. Koppel je debiteurenbeheer aan je supply chain, dan los je die oorzaken direct bij de bron op.
Hageman neemt de financiële administratie over als onderdeel van de wholesale-dienstverlening. Denk aan het opstellen en versturen van facturen, het verwerken van betalingen en het beheren van debiteuren. Dit is volledig geïntegreerd met de logistieke processen en zichtbaar in één dashboard. Zo heb je altijd realtime inzicht in je financiën én je voorraad. Ook retourverwerking maakt deel uit van dat geheel.
Het debiteurenrisico overdragen
Uitbesteden kan nog een stap verder gaan. Bij wholesale via Hageman worden artikelen op jouw naam ingekocht en verkocht, en neemt Hageman het debiteurenrisico over. Dat betekent dat je geen omkijken meer hebt naar openstaande facturen. Zo verschuift het risico van wanbetaling van jouw balans naar een partner die het proces dagelijks beheerst. Dat is vooral waardevol als je een nieuwe markt betreedt. Je kent je afnemers daar nog niet en weet niet hoe zij betalen. Draagt een partner het risico, dan groei je zonder dat elke nieuwe klant een gok is. Lanceer je een nieuw product in Europa, bekijk dan ook de mogelijkheden voor productintroductie.
Klantcontact in de taal van je klant
Goed debiteurenbeheer is ookg oed klantcontact. Een vraag over een factuur verdient een snel en vriendelijk antwoord, in de taal van je klant. Het Customer Care Center van Hageman handelt telefoon, e-mail en social media af in het Nederlands, Frans, Duits en Engels. Je krijgt een vast team dat jouw product, jouw klanten en jouw werkwijze kent. Hageman noemt dit the team behind your team. Jouw klant merkt niet dat een andere partij het werk uitvoert. Zo bescherm je je merk en blijft de relatie met je klant volledig in jouw handen.
Wanneer is debiteurenbeheer uitbesteden slim?
Uitbesteden loont niet voor ieder bedrijf op hetzelfde moment. Het is vooral interessant als je factuurvolume groeit en je team daar niet in mee kan groeien. Ook als je in meerdere landen verkoopt, wordt het beheer snel complex. Blijven openstaande facturen structureel te lang liggen, dan is dat een duidelijk signaal.
Twijfel je nog? Stel jezelf dan deze vragen:
• Besteed je meer tijd aan het najagen van facturen dan aan verkopen? • Verkoop je aan zakelijke afnemers in meerdere landen? • Wil je logistiek, administratie en klantcontact bij één partij onderbrengen?
Beantwoord je een of meer vragen met ja, dan is het tijd om de mogelijkheden van outsourcing van je debiteurenbeheer te verkennen.
Ontdek wat Hageman voor je kan doen
Wil jij grip op je cashflow, zonder dat je zelf achter facturen aan hoeft? Hageman combineert debiteurenbeheer, financiële administratie en logistiek bij één partij. Zo houd je het overzicht, verlaag je je risico en blijft je merk beschermd. Benieuwd wat debiteurenbeheer uitbesteden voor jouw organisatie oplevert? Neem contact op met Hageman voor een vrijblijvend gesprek over de mogelijkheden.
Ook op zoek naar een retourenpartner voor uw organisatie?
